Ответы на часто встречающиеся вопросы потенциальных клиентов 1С:БухОбслуживание. Фирма АВС

1.

В чем заключаются услуги 1С:БухОбслуживание. Фирма АВС?

• ведение бухгалтерского и/или налогового учета
• ведение кадрового учета и расчет заработной платы
• предоставление доступа к программе «1С:Бухгалтерия 8» через интернет
• составление и сдача отчетности по электронным каналам
• устные консультации по текущим хозяйственным ситуациям (по учёту и налогообложению текущих и/или планируемых хозяйственных операций)
• услуги курьера для получения документов по договору
• формирование за год и хранение архива учетных документов

2.

Как оплачивается комплексный сервис 1С:БухОбслуживание. Фирма АВС?

Комплексный сервис 1С:БухОбслуживание оплачивается по тарифу. 
Клиент получает лицензию на использование программы «1С:Бухгалтерия 8»  - 1С удаленный доступ со всеми обновлениями программы, на период действия договора.
 

У нас 1C удаленный доступ – это выбор пакета определенных услуг.
Возможности тех, кто заинтересован в 1С бесплатно (Екатеринбург), ограничены тарифом. Его выбор зависит от количества хозяйственных операций и системы налогообложения. Тариф определяется ежемесячно. Обслуживающая бухгалтерия настроит сервис 1С:БО, исходя из параметров Вашего бизнеса.

Вы можете управлять пакетом услуг, активно используя 1С удаленный доступ. Если Вы самостоятельно будете регистрировать в Вашей учетной базе некоторые хозяйственные операции (например, операции по продаже услуг, работ или вести оперативный учет товаров), то мы не будем включать их в перечень оказанных услуг.

Если у Вас большой документооборот и Ваши менеджеры ежедневно используют программу «1С:Управление торговлей 8» для выписки документов, учета номенклатуры товаров и их движения, мы сможем использовать эти данные,  загружая их в Вашу учетную базу в «1С:Бухгалтерия 8».

3.

Нужно ли мне оплачивать что-то дополнительно по окончании месяца?

Если никаких дополнительных заданий или работ Вы своей обслуживающей бухгалтерии не поручали – Вы оплачиваете только тариф на комплексный сервис 1С:БО.

Дистанционная 1С не исключает дополнительных услуг нашей фирмы.

Если Вы в течение месяца давали своей бухгалтерии какие-то поручения, которые не входят в тарифицированный перечень услуг, например, поручали срочно сделать платежные поручения, вызывали курьера для передачи документов своим контрагентам, отправляли бухгалтера в налоговую – в этом случае стоимость услуг сложится из тарифа и стоимости поручений, выполненных для Вас обслуживающей бухгалтерией.

4.

Могу ли я увидеть образец договора до подписания?

Да, конечно. Мы готовы выслать его Вам по электронной почте.

5.

Как будет организована работа по ведению учета: передача документов, ведение учета, сдача отчетности и прочее?

Для работы нам потребуются Ваши первичные документы и данные учета.

Мы согласуем с Вами периодичность, с которой они будут передаваться нам – в зависимости от объема документооборота, специфики Вашей деятельности, потребности получения дополнительных специфических отчетов и т.п. факторов

Ваши документы забирает наш курьер в Вашем офисе или другом удобном для Вас месте.

Мы ведем Ваш учет с использованием программы «1С:Бухгалтерия 8». Для Вас создается индивидуальная база данных (ИБД), которая размещается на удаленном и защищенном сервере в дата-центре.

Мы предоставляем Вам право пользования программой «1С:Бухгалтерия 8» и удаленный доступ к Вашей ИБД.

Наши бухгалтеры работают только в нашем офисе.

В течение месяца мы вводим в Вашу ИБД данные из первичных документов, составляем необходимые учетные регистры (кассовую книгу, журнал учета счетов-фактур и т.п.).

По окончании отчетного периода мы формируем отчетность, рассчитываем налоги, готовим платежные поручения на уплату налогов.

Вы утверждаете сумму налога и отчетность, и мы отправляем ее по электронным каналам связи по назначению в налоговые органы, внебюджетные фонды, Росстат.

Для ведения кадрового учета Вы ежемесячно предоставляете нам данные по сотрудникам: ФИО, копии паспортов, дату, с которой работник принят/уволен/ушел в отпуск и т.п. сведения – мы на основе этих данных составляем приказы на прием-увольнение, отпуска работников.

Для расчета заработной платы для Ваших сотрудников Вы ежемесячно предоставляете нам изменение зарплаты и прочие перемещения (при наличии), а также табели на отработанное время, мы на их основе делаем все необходимые расчеты.

6.

Что я должен делать в течение отчетного периода (месяца)?

Основная Ваша задача своевременно и в полном объеме передавать нам первичные документы и необходимую информацию об осуществлении финансово-хозяйственной деятельности.

От этого зависит полнота и правильность составления отчетности. Помните, мы гарантируем Вам правильность и своевременность сдачи Ваших отчетов при условии, что Вы своевременно и в полном объеме передаете нам первичные документы и данные учета.

Вы можете в любое время обратиться к нам с поручением или вопросом - мы всегда доступы и всегда готовы быть Вам полезными.

7.

Какое количество поездок курьера входит в тарифный план?

Для каждого тарифного плана определено количество визитов курьера для получения/передачи документов по договору. Такие визиты входят в стоимость тарифа и не оплачиваются отдельно.

В случае, если Вам потребуются услуги курьера для других целей – например, отвезти документы Вашему контрагенту, мы готовы выполнить эту работу для Вас в качестве дополнительной услуги, которую необходимо оплатить.

8.

Нужно ли мне приезжать к Вам в офис?

Такой необходимости нет – мы строим свою работу так, чтобы Вы не тратили время на ненужные поездки и могли посвящать свое время развитию Вашего бизнеса.

9.

Я могу быть уверен, что переданные мной первичные документы в полном объеме и в срок дошли до вашей бухгалтерии?

Наша ответственность за Ваши документы начинается с момента передачи их под расписку нашему курьеру. Курьер в Вашем присутствии пересчитывает количество листов, полученных от Вас.

По истечении года – когда отчетность за истекший год будет сформирована и сдана - мы передаем Вам все полученные от Вас первичные документы, а также формы отчетности, составленные нами в процессе работы с Вашими документами.

10.

Услуги курьера, расчет з/пл и кадровый учет входят и в тарифный план, и в дополнительные услуги, почему?

В тарифный план включены визиты курьера только для получения/передачи первичных документов, необходимых для ведения учета. При этом количество визитов курьера будет зависеть от действующего для Вас тарифного плана.

Если Вам потребуются услуги курьера для других целей – например, отвезти документы Вашему контрагенту, мы готовы выполнить эту работу для Вас в качестве дополнительной услуги, которую необходимо оплатить.

В тарифный план включены расчет з/пл и ведение кадрового учета только для определенного количества работников. Расчет з/пл и ведение кадрового учета для количества работников, сверх указанного в тарифе, осуществляется за дополнительную плату.

Если у Вашей организации количество работников больше, чем установлено действующим для Вас тарифным планом, мы рассчитаем заработную плату (оформим кадровые документы) для каждого работника. При этом переходить на другой тарифный план Вам не придется - расчет з/пл (кадровый учет) для работников сверх указанного в тарифе количества будет оформлен как дополнительная услуга.

11.

Кто будет подписывать мою бухгалтерскую отчетность?

В соответствии с Федеральным законом №129-ФЗ от 21.11.1996 «О бухгалтерском учете», бухгалтерская отчетность клиентов, у которых бухгалтерский учет ведет специализированная организация, подписывается руководителем компании-клиента и руководителем этой специализированной организации. Таким образом, Вашу отчетность будете подписывать Вы и руководитель нашей компании.

12.

Если у меня постоянная «текучка» кадров, как вы будете отслеживать текущие изменения, связанные с приемом и увольнением моих работников?

Наша задача отразить в налоговой отчетности все «кадровые движения», которые произошли на Вашем предприятии в течение отчетного периода.

От Вас требуется своевременно сообщать нам о произошедших у Вас кадровых изменениях и предоставлять по ним необходимые документы (паспортные данные работника, приказ о приеме на работу и т.д.).

13.

Каким образом будет сдаваться наша отчетность? Какие подтверждающие сдачу отчетности документы мы получим?

В состав услуг по ведению учета включается сдача бухгалтерской и налоговой отчетности по телекоммуникационным каналам связи. Никаких отдельных договоров на сдачу отчетности заключать не требуется.

Наша компания будет выполнять для Вас функцию налогового представителя в соответствии со статьей 29 и статьей 80 Налогового Кодекса РФ

На практике это означает, что при сдаче Ваших налоговых деклараций и бухгалтерских отчетов по электронным каналам связи мы будем подписывать их своей электронной цифровой подписью.

Вам будет необходимо выдать нам доверенность на право быть Вашим налоговым представителем, а также представлять Ваши интересы во взаимоотношениях со специализированным оператором связи, через которого сдается отчетность. Один раз прийти в свою ИФНС, ПФ, ФСС и уведомить их о том, что Ваша отчетность будет сдаваться через налогового представителя. Это означает, что Вы предоставите им доверенность, в которой будет указано название нашей организации и номер нашей электронной цифровой подписи.

Подтверждением сдачи отчетности по телекоммуникационным каналам связи служат квитанции о принятии отчетности и протоколы принятия ее налоговым органом, отделением пенсионного фонда, фондом социального страхования.

В исключительных случаях отчетность может быть сдана по почте или лично нашим курьером.

14.

При сдаче отчетности по электронным каналам связи кто несет расходы по подключению и обслуживанию соответствующего программного комплекса для сдачи отчетности в ИФНС, ПФ, ФСС, Росстат?

Все расходы по подключению и обслуживанию специального программного комплекса для сдачи отчетности по электронным каналам связи несем мы.

15.

Какие документы я должен передать Вам для того, чтобы Ваша фирма начала вести учет?

Копии документов, выданных регистрирующими органами (устав, свидетельство о государственной регистрации, коды статистики, лицензии – если есть и т.п.).
Копии документов, касающихся ведения учета - учетная политика (если есть), лимит остатка по кассе, формы отчетности за текущий год (если есть).
Все первичные документы, находящиеся в Вашем распоряжении, за период с начала текущего квартала.
Подробный список документов мы дадим в приложении к договору на ведение учета.

16.

Что входит в услугу секретаря «Запрос и получение у поставщиков клиента первичных документов»?

Запрос документов – это звонок или электронное письмо Вашему контрагенту с просьбой оформить недостающие/переоформить неверные первичные документы.
Все актуальные реквизиты контрагента должен предоставить клиент.
После согласования с контрагентом всех вопросов мы получаем от них по эл. почте или по факсу «образы» документов – это отсканированная копия документа или копия документа по факсу.
Если все правильно – договариваемся о способе получения оригиналов документов.
Если контрагент готов лично привезти документы к нам в офис – мы договариваемся о времени доставки.
Если контрагент готов отправить документы по почте – уточняем адрес доставки.
Если контрагент готов принять нашего курьера - согласовываем с Вами необходимость поездки, Вы подтверждаете готовность оплатить услуги курьера, назначаем время передачи документов с контрагентом.

17.

Если в ходе сотрудничества с вашей организацией, мне приходит уведомление из налоговой инспекции о несвоевременной сдаче отчетности, что я должен делать?

В таком случае Вам необходимо переадресовать нам данную корреспонденцию. Наши сотрудники свяжутся с контролирующими органами по предъявленным требованиям и определят причину, в результате которой отчетность не была сдана в срок.
Если отчетность сдана несвоевременно по нашей вине, мы обязуемся исправить нарушение и компенсировать Вам сумму штрафов, выставленную контролирующими органами.

18.

В случае проведения налоговой проверки кто будет представлять интересы моего предприятия?

Мы будем представлять интересы Вашего предприятия при всех налоговых проверках. Единственное, что для этого нам потребуется – доверенность на имя нашего ответственного работника и доверительные партнерские отношения с нами руководства предприятия.
Услуга по представлению Ваших интересов в налоговых (других контрольных) органах является дополнительной и оплачивается отдельно.

19.

Кто будет делать платежные поручения, ездить в банк за выписками?

Если у Вас подключена система интернет-банкинга или клиент-банк, то мы оформляем ключ технического доступа к счету.
Этот ключ дает возможность получать выписки банка и формировать платежки БЕЗ ПРАВА их отправки. Отправку осуществляете Вы.
Если Вы сдаете платежки в банк на бумажных носителях – то мы формируем платежные поручения и направляем их Вам в виде файла по эл. почте. Вы распечатываете платежку и отвозите ее в банк.
Отвозить платежки в банк и забирать выписки может наш курьер. Это дополнительное поручение - оно оплачивается отдельно.
Мы категорически против предоставления нам права подписи на платежных документах, и ни при каких обстоятельствах этого права не принимаем.

20.

Учетная политика для моей компании является типовой или индивидуальной?

Как правило, для большей части клиентов подходит типовая учетная политика.
Индивидуальная учетная политика составляется в случае, если Вы хотите:
 

• разработать детальную схему документооборота
• разработать индивидуальные, не соответствующие унифицированным, формы первичных документов и/или внутренней отчетности
• разработать индивидуальную структуру статей расходов для формирования себестоимости продукции, товаров, работ, услуг
• разработать рекомендации по технологии обработки оперативной (складской) информации и т.д.

Разработка индивидуальной учетной политики – это дополнительная услуга, которая оплачивается отдельно.

21.

Сколько времени необходимо для принятия документов от предыдущего бухгалтера? Какие действия должны быть произведены руководителем либо другими сотрудниками предприятия при передаче документов?

Для того чтобы мы могли в период действия договора оказания услуг правильно отражать все факты Вашей хозяйственной деятельности, необходимо перед началом ведения учета выполнить некоторые действия:
принять от Вас первичные документы за период с начала того квартала, в котором заключен договор ведения учета
принять от Вас копии документов, выданных регистрирующими органами (копия устава, учредительного договора, копия ИНН и т.п.)
 

• создать и настроить для Вас ИБД и предоставить удаленный доступ к Вашей ИБД
• составить для Вас учетную политику
• определить, кто из работников будет отвечать за своевременную передачу данных во время действия договора
• оформить необходимые доверенности
• принять от Вас исходящие остатки по счетам учета (если применимо)

На выполнение всех указанных действий нам понадобится не более 5-ти (пяти) рабочих дней.
Как только все документы и доверенности будут переданы, ИБД настроена - мы начинаем обслуживать Ваш учет по технологии 1С:БухОбслуживание.

22.

Что мне делать в нестандартных ситуациях?

С главным бухгалтером в штате я могу обсуждать вопросы налогообложения, внутреннего учета, экономические проблемы и другие вопросы по финансовой деятельности. А с кем и как я могу консультироваться в случае заключения договора с вашей фирмой?

По всем вопросам, возникающим в процессе Вашей финансово-хозяйственной деятельности, Вы можете смело обратиться к нашим специалистам – спросить совета, дать поручение и проконтролировать его исполнение.

Мы всегда на связи – по телефону и электронной почте, Вы можете прийти к нам в офис с 10 до 18 часов по рабочим дням.

Для наших специалистов установлено предельное время реакции на любую Вашу просьбу или поручение.

23.

Мы ведем бухгалтерский учет в программе 1С. Будете ли вы продолжать вести учет в моей базе и как это будет организовано?

Бухгалтерский и налоговый учет клиентов мы ведем по стандарту 1С:БухОбслуживание, разработанному фирмой «1С». Стандартом предусмотрено ведение учетных баз клиентов с использованием программы «1С:Бухгалтерия 8» .
Если Вы уже ведете учет с использованием программы «1С:Бухгалтерия 8», мы оценим возможность использования Вашей базы:
 

• если Ваша база не будет содержать существенных недостатков* – мы сможем использовать ее для ведения учета по технологии 1С:БухОбслуживание.
• если Ваша база содержит существенные недостатки – мы создадим для Вас «пустую» базу, внесем в нее входящие остатки и перенесем Ваши справочники.

* Существенным недостатком учетной базы (ИБД) является наличие хотя бы одного из следующих фактов:
 

• Присутствуют отрицательные остатки на счетах учета.
• Присутствуют остатки на вспомогательных счетах.
• Параметры учетной политики в ИБД отличаются от положений актуального для клиента документа «Учетная политика» (если применимо).
• Документы в ИБД содержат признак «ручная правка».
• Декларации по налогам/Книга учета доходов и расходов/Книга покупок/Книга продаж сформированы вручную.
• Справочники ИБД имеют наименования-дубли.

Если же Вы вели бухгалтерский учет, используя другой программный продукт, при переходе на обслуживание мы перенесем Ваши входящие остатки по счетам в программу «1С:Бухгалтерия 8».

24.

У нас установлена УТ (варианты: ТиС, написанная специально для нас программа), в которой мы ведем учет нашей оперативной деятельности.

Мы сможем продолжать использовать свою программу?

Разумеется, не нужно отказываться от того программного продукта, который Вы используете ежедневно для оперативного учета.

Если Вы используете для ведения оперативного движения товара, операций по реализации товара программу «1С:Управление торговлей» - мы сможем принимать от Вас данные в виде выгрузки из нее и использовать их для ведения бухгалтерского учета. Если правила обмена настроят специалисты, которые обслуживают Вашу программу, и Вы будете самостоятельно загружать из нее данные в бухгалтерскую базу, то при определении тарифа корректно выгруженные в «1С:Бухгалтерию 8» данные учитываться не будут.

Если Вы используете для ведения оперативного учета такой программный продукт, для которого отсутствует типовая выгрузка в 1С:Бухгалтерия 8 – наше сотрудничество может быть организовано следующим образом.
Обслуживающая бухгалтерия - то есть мы - будет вести только денежный учет движения товаров, материалов, продуктов и т.д., а количественно-суммовой и денежный учет Вы будете вести в своем программном продукте. Такой порядок организации бухгалтерского учета будет отражен в учетной политике Вашей фирмы и закреплен в договоре на обслуживание.

25.

Будете ли вы давать рекомендации по оформлению первичных документов, консультировать наших работников по этим вопросам?

Да, конечно. Нам проще научить Ваших сотрудников правильно оформлять первичные документы, чем переделывать за ними документы заново.

26.

Наша деятельность носит сезонный характер, зимой (летом) обороты сильно падают, возможно, остается несколько отгрузок в месяц. Останется ли та же цена по договору в такие месяцы?

У нас гибкое ценообразование. Тарифы подстраиваются под развитие Вашего бизнеса и его сезонный (нерегулярный) характер, зависят только от системы налогообложения и количества операций. Вы платите за услуги в соответствии с объемом "их потребления". Больше используете - больше платите и, наоборот.

27.

Если мы заключим договор на аутсорсинг, нужен ли на нашем предприятии работник в штате для подготовки каких-либо бухгалтерских документов? Если нужен, то какой квалификации?

Как правило, на работающем предприятии уже есть человек, «изготавливающий» эту документацию. Это либо операционист, либо менеджер, который выписывает накладные, либо сам директор. Дополнительных, «особых» сотрудников не потребуется. Также нет необходимости такому сотруднику иметь специальное бухгалтерское или экономическое образование – достаточно той квалификации, которая требуется при исполнении его обычных обязанностей на предприятии.

28.

У нас на предприятии нестандартный учет (вариант: много нестандартных операций). Предыдущий бухгалтер специально для нас составлял дополнительные отчеты (документы). А кто будет составлять эти отчеты после заключения договора с вашей фирмой?

Мы можем создавать ЛЮБЫЕ нестандартные отчеты, включающие заданные Вами параметры.

Составление таких отчетов является дополнительной услугой и подлежит оплате. Заказать такую дополнительную услугу очень просто – не надо заключать доп. соглашений, достаточно отправить нам по эл. почте или факсу письменное поручение. Стоимость дополнительной услуги будет включена в стоимость услуг за текущий месяц.

29.

Кто будет выписывать текущие первичные документы – накладные, счета, счета-фактуры, приходные и расходные кассовые ордера?

Текущие первичные документы выписывает ответственный работник вашего предприятия: менеджеры, операционист, кассир и т.д.
Вы можете заказать составление первичных документов нашим сотрудникам. Это дополнительная услуга, которая не входит в комплексный сервис 1С:БухОбслуживание. Оплата взимается за каждый составленный для Вас документ.

30.

Если в результате проверки, либо в ходе других проверочных мероприятий, будут начислены штрафные санкции, будет ли аутсорсинговая компания нести материальную ответственность?

Да, мы будем нести материальную ответственность (в отличие от наемного бухгалтера), если выяснится, что штрафные санкции начислены по нашей вине.

31.

Какую ответственность Вы несете за свою работу?

При заключении с нашей организацией договора, включающего финансовые гарантии, мы несем ответственность за все финансовые санкции, которые будут начислены в ходе проверки за нарушения, допущенные по нашей вине. Подробно наша ответственность прописана в договоре.

32.

 Где хранятся мои учетные документы?

Документы текущего года хранятся у нас в офисе – мы формируем архив Ваших учетных данных.
По окончании текущего года – после сдачи годовой отчетности – мы передаем Вам архив учетных документов.
Мы можем хранить Ваш учетный архив и далее - в качестве дополнительной услуги. Вы оформляете нам соответствующее поручение, мы его выполняем. Стоимость этой дополнительной услуги будет включена в стоимость услуг за текущий месяц.

33.

 Как я могу проверить качество Вашей работы?

Вы всегда имеете удаленный доступ к своей учетной базе, поэтому всегда можете проконтролировать работу обслуживающей бухгалтерии либо самостоятельно, либо с привлечением независимых аудиторов.